Veranstaltungstechnik 

Checkliste für die Planung einer Firmenveranstaltung

Ob Firmenfeier, Produktpräsentation, Kundenevent, Tagung, Messeauftritt oder Jubiläum: Eine gute Planung sorgt für einen reibungslosen Ablauf und ein professionelles Erlebnis für Ihre Gäste.

Ziele und Rahmenbedingungen

☐ Ziel der Veranstaltung festlegen
☐ Art der Veranstaltung definieren
☐ Zielgruppe bestimmen
☐ Anzahl der Gäste kalkulieren
☐ Termin und mögliche Ausweichtermine festlegen
☐ Budget definieren
☐ Verantwortlichkeiten im Unternehmen festlegen
☐ Groben Zeit- und Projektplan erstellen

Location auswählen

☐ Geeignete Veranstaltungsorte recherchieren
☐ Kapazität und Raumgrößen prüfen
☐ Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten berücksichtigen
☐ Barrierefreiheit prüfen
☐ Möglichkeiten für Anlieferung und Aufbau klären
☐ Stromversorgung und Internetanschlüsse prüfen
☐ Fluchtwege und Sicherheitsvorgaben beachten
☐ Sperrstunden und Lautstärkebeschränkungen klären

Veranstaltungstechnik planen

☐ Anforderungen an Ton und Beschallung festlegen
☐ Mikrofone für Moderation, Redner oder Diskussionen einplanen
☐ Lichtkonzept für Bühne, Raum und Atmosphäre entwickeln
☐ Präsentationstechnik auswählen
☐ Displays, Projektoren, Leinwände oder LED-Wände einplanen
☐ Bühne, Podeste oder Traversensysteme prüfen
☐ Technik für Musik oder Künstler berücksichtigen
☐ Livestream oder hybride Teilnahme einplanen
☐ Internet- und Netzwerkanforderungen prüfen
☐ Strombedarf und Stromverteilung planen
☐ Technische Betreuung während der Veranstaltung sicherstellen
☐ Backup-Technik für wichtige Systeme vorsehen
☐ Technische Probe vor Veranstaltungsbeginn durchführen

Programm und Ablauf

☐ Ablaufplan erstellen
☐ Beginn und Ende definieren
☐ Begrüßung und Moderation planen
☐ Vorträge und Präsentationen koordinieren
☐ Pausen einplanen
☐ Künstler oder Entertainment buchen
☐ Produktpräsentationen oder Showelemente vorbereiten
☐ Zeit für Umbauten oder technische Wechsel berücksichtigen
☐ Abschluss und Verabschiedung planen

Gäste und Einladungsmanagement

☐ Gästeliste erstellen
☐ Einladungen gestalten und versenden
☐ Anmeldeprozess organisieren
☐ Zu- und Absagen verwalten
☐ Erinnerungen verschicken
☐ Namensschilder oder Akkreditierungen vorbereiten
☐ Empfang und Check-in planen
☐ VIP-Gäste gesondert berücksichtigen

Catering

☐ Catering-Konzept festlegen
☐ Getränkeauswahl planen
☐ Speisen und Menü abstimmen
☐ Vegetarische und vegane Optionen berücksichtigen
☐ Allergien und Unverträglichkeiten abfragen
☐ Servicepersonal einplanen
☐ Pausenversorgung organisieren
☐ Auf- und Abbau des Caterings abstimmen

Ausstattung und Gestaltung

☐ Möblierung planen
☐ Tische und Bestuhlung festlegen
☐ Empfangsbereich gestalten
☐ Bühne und Präsentationsbereich gestalten
☐ Firmenbranding integrieren
☐ Beschilderung vorbereiten
☐ Dekoration auswählen
☐ Garderobe einplanen
☐ Give-aways oder Informationsmaterial vorbereiten

Personal und Dienstleister

☐ Projektleitung bestimmen
☐ Veranstaltungstechnik beauftragen
☐ Catering buchen
☐ Moderation organisieren
☐ Fotografen oder Videografen buchen
☐ Sicherheitspersonal prüfen
☐ Hostessen oder Empfangspersonal einplanen
☐ Reinigung organisieren
☐ Ansprechpartner aller Dienstleister dokumentieren

Sicherheit und Genehmigungen

☐ Sicherheitskonzept prüfen
☐ Flucht- und Rettungswege kontrollieren
☐ Brandschutz berücksichtigen
☐ Maximale Besucherzahl beachten
☐ Notfallkontakte festlegen
☐ Versicherungen prüfen
☐ Erforderliche Genehmigungen einholen
☐ Bei Outdoor-Events Wetter- und Schlechtwetterkonzept erstellen

Kommunikation und Marketing

☐ Veranstaltung intern ankündigen
☐ Landingpage oder Eventseite erstellen
☐ Social-Media-Kommunikation planen
☐ E-Mail-Kommunikation vorbereiten
☐ Presse oder Partner informieren
☐ Foto- und Videomaterial für die Nachbereitung einplanen
☐ Einwilligungen für Foto- und Videoaufnahmen berücksichtigen

Kurz vor der Veranstaltung

☐ Finale Teilnehmerzahl bestätigen
☐ Alle Dienstleister nochmals abstimmen
☐ Ablaufplan aktualisieren
☐ Präsentationen einsammeln und testen
☐ Technischen Aufbau kontrollieren
☐ Soundcheck durchführen
☐ Beleuchtung prüfen
☐ Mikrofone testen
☐ Beschilderung aufstellen
☐ Catering kontrollieren
☐ Ansprechpartner und Telefonnummern verteilen
☐ Notfall- und Backup-Pläne überprüfen

Am Veranstaltungstag

☐ Location rechtzeitig öffnen
☐ Technik vollständig hochfahren
☐ Letzten Technikcheck durchführen
☐ Empfang vorbereiten
☐ Catering kontrollieren
☐ Gäste begrüßen und einchecken
☐ Ablaufzeiten überwachen
☐ Ansprechpartner für Dienstleister erreichbar halten
☐ Änderungen direkt an alle Beteiligten kommunizieren
☐ Foto- und Videodokumentation sicherstellen

Nach der Veranstaltung

☐ Abbau koordinieren
☐ Mietmaterial kontrollieren
☐ Rechnungen und Kosten prüfen
☐ Fotos und Videos sichern
☐ Teilnehmerfeedback einholen
☐ Interne Nachbesprechung durchführen
☐ Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren
☐ Dienstleister bewerten
☐ Inhalte für Website und Social Media aufbereiten
☐ Gästen und Partnern danken

Veranstaltungstechnik aus einer Hand

Mit Pradler Veranstaltungstechnik erhalten Sie den kompletten technischen Full-Service für Ihre Firmenveranstaltung.

Wir unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung von Licht- und Tontechnik, Bühnenbau und Beleuchtung, Präsentations- und Medientechnik, LED-Technik sowie der technischen Betreuung Ihrer Veranstaltung.

Von der Beratung über Lieferung und Aufbau bis zur technischen Durchführung und zum Abbau haben Sie einen zentralen Ansprechpartner.

Sie planen Ihre Veranstaltung – wir kümmern uns um die Technik.

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